Traçar um bom controle de compras é fundamental para gerenciar as solicitações de mercadorias, o processo de cotações, o monitoramento das ordens de compras, a coordenação do recebimento dos produtos, bem como a auditoria e validação da qualidade do processo de forma prática. Ter tudo isso organizado permite ao comprador um acesso otimizado às informações gerenciais e evita retrabalhos no processo.
O modelo financeiro aplicado ao processo de compras tem passado por uma série de mudanças e isso impactou na forma como os empresários conduzem o negócio. O fluxo agora posiciona-se do produto para o cliente, o estoque passou a ser gerenciado de acordo com a demanda, o fornecedor passou a integrar a cadeia em posições estratégicas e a qualidade é o fator principal para a competitividade empresarial.
A função da área de compras foi ampliada, saindo do âmbito operacional e passando para o nível estratégico, em que os esforços passam a ser direcionados para o planejamento das atividades principalmente a médio e longo prazo.
6 etapas para um bom controle de compras
1 – Preparar a Previsão de Vendas é um trabalho em conjunto
O controle de vendas é um dos itens essenciais para a gestão estratégica de compras. A previsão do lucro bruto determina quais áreas no setor de compras devem ser exploradas e quais podem ser deixadas em segundo plano. Orientado pelas previsões, o setor de compras terá condições de estabelecer a relação estoque X venda para atender às demandas previstas.
2 – Ajuste da previsão às possibilidades da empresa
Elaboradas as previsões de vendas e consolidadas na previsão global para o período, é importante que haja uma integração entre a áreas e, em reuniões estratégicas, chegue-se aos números desejados e o compromisso de todos para o atingimento das metas. É o momento para validar e buscar o comprometimento de todos.
3 – Traçar os planos e decidir o que vai comprar
É nesta etapa em que o setor de compras faz os provisionamentos mensais necessários para realizar as compras previstas, além de indicar como e onde buscar, se necessários, os recursos para complementar o capital de giro da empresa.
4 – Elaborar o orçamento
Após a elaboração do orçamento que atende às aquisições de mercadorias previstas para um determinado período, é necessário detalhá-lo para cada uma das áreas da empresa envolvidas nesse processo. Estabeleça as cotas de compras mensais, de acordo com o cronograma geral recebido.
5 – Efetivação das compras
Quando tudo está organizado, esta etapa é muito fácil de ser cumprida. Com certeza o setor de compras de sua empresa já tem todos os seus tradicionais fornecedores cadastrados. Assim, ele poderá fazer as solicitações de forma a atender ao cronograma e as previsões financeiras mensais.
O setor financeiro, por sua vez, deve estar alinhado e acompanhando de perto as movimentações do comprador. Deve estar ciente sobre o recebimento dos produtos e/ou serviços contratados; eventuais devoluções ou até mesmo o mesmo o cancelamento de pedidos. Tudo isso, impacta nas provisões financeiras da empresa.
6 – Acompanhamento dos pedidos
O acompanhamento dos pedidos é parte essencial do processo tanto aqueles que ainda estão no processo de aprovação para confirmação de compra, quanto aqueles fechados e que estão em vias de entrega. Controles organizados e atenção ao andamento dos processos evitam custos desnecessários com retrabalhos ou desembolsos extras, por conta de erros facilmente evitáveis.
6 passos para reduzir custos
A matemática financeira é simples. Calcule em que área seu dinheiro está sendo desperdiçado e reformule suas metas para reduzir esses custos. Invista em pequenas mudanças que farão toda diferença:
- Compras em grande volume. Dependendo do ramo de negócios manter um estoque pode ajudar a reduzir custos com compras recorrentes. Você passa a comprar menos e porém, em maiores quantidades. Isso, com certeza, pode ajudar no momento da negociação.
- Não tenha somente um fornecedor. Este é um risco para sua produção, além do perigo de faltar produtos no seu estoque. Deve haver uma colaboração entre a cadeia de fornecedores objetivando maior agilidade na aquisição de materiais e serviços
- Analise o mercado. Faça buscas constantes no mercado e avalie novos produtos que possam ser substitutos daqueles que você vende. Em muitos casos, o custo de aquisição pode ser menor.
- Faça compras em parcerias. Comprar junto com outros empresários pode ajudar a reduzir custos por conta do grande volume negociado e também no momento da entrega, com o rateio dos valores de logística.
- Pense em seu estoque. Você sabe o que está parado? O capital aplicado no produto que não girou não rende. Lembre-se que há custos de armazenamento e possível redução de preço se o produto ficar deteriorado ou obsoleto.
- Negociação eficaz. Esteja sempre em negociação com seus fornecedores. E lembre-se: só há bom negócio quando ambas as partes ganham.
Arquitetura organizacional
Um controle de compras bem planejado é essencial para a competitividade, pois os processos tornam-se mais eficientes, os custos e tempos são reduzidos, ao passo que existe um foco maior na qualidade dos produtos e serviços e também um cuidado com o relacionamento com os fornecedores.
Quando você entende os desafios e oportunidades relacionados ao setor de compras, você pode estruturar melhor as políticas da sua empresa, estruturar os custos envolvidos nas atividades e ter uma maior visão sobre fatores internos e externos que influenciam na gestão da área. Invista em inteligência de mercado, tecnologia e leve seu negócio ao topo.
